Plan de comunicación

“Plan de Comunicación

Concepto, diseño e implementación

Fuente: Lic. Juan Carlos Peña - UPSA

El Plan de Comunicación es el esqueleto, la base que permite practicar una comunicación institucional profesional. Como la comunicación es una labor

que aborda multitud de actividades, que se dirige a numerosos tipos de públicos y puede tener desde uno hasta múltiples objetivos, es fundamental organizarla y llevarla a la práctica con un marco de referencia claro: el Plan de Comunicación.

Se trata de un instrumento que engloba el programa comunicativo de actuación (a corto, medio y largo plazo), y que recoge metas, estrategias, públicos objetivo, mensajes básicos, acciones, cronograma, presupuesto y métodos de evaluación.

Con esta herramienta se trata de coordinar y supervisar la optimización de la estrategia de imagen y comunicación de la organización, así como de diseñar las líneas maestras de una gestión informativa y comunicativa específica para la entidad.

·       Para que sirve

El Plan de Comunicación permite que la comunicación desarrollada por la entidad responda a criterios profesionales, a una metodología y un

planteamiento estratégico y no sea simplemente una serie de acciones inconexas. Supone saber de antemano lo que se pretende y cómo se piensa conseguirlo.

Los propósitos fundamentales de un programa de esta índole son:

ü    Fundamentar y favorecer la toma de decisiones con respecto a la comunicación.

ü    Eliminar posibles disonancias entre imagen deseada, proyectada y percibida.

ü    Optimizar la gestión estratégica de la imagen y la comunicación.

ü    Potenciar y/o inducir a una valoración positiva de la entidad y de sus proyectos por parte de sus públicos prioritarios.

ü    Fijar el orden de prioridades comunicativas.

ü    Favorecer la presencia mediática de los proyectos de la organización.

·       Diseño e Implementación

La metodología que se aplica para elaborar el Plan permite establecer, tal como se aborda en detalle más adelante:

Ø    Objetivos corporativos en cuestiones de comunicación.

Ø    Públicos (prioritarios y secundarios) a los que idealmente habría que dirigirse para alcanzar las metas planteadas.

Ø    Mensajes básicos e ideas que habría que transmitir a cada público objetivo.

Ø    Estrategias clave para alcanzar los objetivos.

Ø    Actividades concretas que habría que realizar a corto, medio y largo plazo.

Ø    Plazos estimados para desarrollarlas (cronograma).

Ø    Gastos que supondrían (presupuesto).

Además, el Plan debería contemplar la realización de un seguimiento de la labor desarrollada, expresada en la evaluación (cuantitativa y cualitativa) periódica —por ejemplo, cada tres meses— de la eficacia global de las acciones de comunicación emprendidas. Así mismo, se contrastarían los objetivos propuestos con los alcanzados, para conocer su grado de cumplimiento.

FASE 1: INVESTIGACIÓN

El primer paso en la elaboración de un Plan de Comunicación es obtener información relevante sobre la imagen de la entidad en cuestión y de todos aquellos aspectos que pueden afectarla.

En esta fase inicial de trabajo, se trata de delimitar las imágenes deseada, proyectada y percibida de la organización y establecer el grado de correlación existente entre ellas.

Recopilación de información. Además de consultar documentación existente para establecer el diagnóstico de la situación de partida de una organización se recurre a fuentes directas de índole interna (los integrantes) y externa (accionistas, clientes, proveedores, líderes de opinión, medios de comunicación...).

Las entrevistas personales con miembros representativos de la organización son muy reveladoras, especialmente, a la hora de indagar sobre su funcionamiento interno. Esta técnica de estudio también es eficaz para detectar corrientes internas de opinión.

Por su parte, la investigación a través de fuentes externas proporciona datos de primera mano sobre aspectos tales como la naturaleza (positiva o negativa) de la predisposición pública hacía la compañía o entidad, el modo en que ésta es percibida por sus grupos de interés y el tratamiento informativo que le dispensan los profesionales de la comunicación.

Análisis de la información. Supone estudiar, contrastar y sacar conclusiones (cuantitativas y cualitativas) sobre el alcance de las opiniones vertidas y los datos recogidos.

La fase de diagnóstico concluye con la determinación de las necesidades de comunicación de la entidad; es el punto de partida de todo plan estratégico de comunicación

FASE 2: EL PLAN, PASO A PASO

El Plan de Comunicación consta } de los siguientes apartados:

1. descripción o análisis de la situación,

2. objetivos de comunicación,

3. públicos objetivo,

4. estrategias,

5. mensajes básicos o clave,

6. acciones recomendadas,

7. calendario,

8. presupuesto.

1. Descripción de la situación. Es la introducción al Plan de Comunicación, por lo que expone las principales conclusiones del proceso de investigación y análisis, describiendo la situación de la institución y señalando los aspectos de imagen y comunicación prioritarios.

2. Objetivos de comunicación. Son los fines que se pretenden lograr con el Plan de Comunicación. Por lo general se establece un objetivo general que se ramifica en un grupo de metas de carácter específico, que cubren distintas áreas de la organización.

3. Determinación de públicos objetivo. Son los grupos de interés de la entidad. Su determinación se convierte, después de la fase de investigación, en el primer paso de toda planificación, junto con la definición de los objetivos. Establecidos los públicos con los que hay que comunicar, la tarea de determinar estrategias se ve facilitada.

Al delimitar públicos, es recomendable considerar todos aquellos grupos a los que idealmente habría que dirigirse. Igualmente aconsejable resulta establecer prioridades y dejar en segundo término públicos considerados como secundarios (ya que razones económicas o de otra índole podrían exigir actuaciones selectivas).

4. Estrategias de comunicación. La estrategia es una serie de acciones encaminadas a concretar un fin determinado. Expresan el cómo se pretenden alcanzar los fines del plan. Describen, de forma general, las actividades que se detallarán en una fase posterior, pero no las concretan. Se formulan estrategias para cada uno de los objetivos de comunicación previstos.

5. Mensajes básicos o clave. Mensajes fundamentales por grupos de interés. Se trata de enfocar la idea clave que estará presente en todas las actividades de comunicación que se lleven a la práctica. Se concreta en una herramienta básica de comunicación: el argumentarlo.

6. Acciones recomendadas. Son esas actividades concretas en que se materializarán las estrategias. Al igual que los públicos objetivos, deben ordenarse según su importancia o envergadura, o con un criterio cronológico.

7. Calendario. Fechas de implementación previstas para cada una de las actividades de comunicación. Es aconsejable plasmarlas esquemáticamente en una sola hoja, de modo que a simple vista se obtenga una visión completa de plazos y acciones.

8. Presupuesto. Supone una estimación en detalle de los costes asociados a la implementación del Plan de Comunicación.

Por lo general, incluye todas las partidas relacionadas con cada acción, por pequeñas que éstas sean (gastos de imprenta y papelería; una reserva para gastos administrativos, etc.).

·       Qué es el Argumentario

Es la recopilación sistemática de los argumentos que interesa difundir a la entidad en asuntos relacionados con su actividad.

Su contenido está totalmente ligado a los criterios estratégicos institucionales.

Su uso es exclusivamente interno, y en la mayoría de los casos, restringido. De ahí que sólo deba ser distribuido y conocido entre las personas que asuman la función de portavoces o representantes públicos de la organización, quienes habrán de utilizar, de entre los mensajes que contiene, aquellos que las circunstancias aconsejen en cada momento.

·       Cuál es la utilidad del Argumentario.

En sus intervenciones públicas, el argumentario posibilita a los portavoces sistematizar sus respuestas, mostrar coherencia expositiva y evitar las improvisaciones. Además, puede ser fuente de referencia de comunicados, presentaciones de proyectos, discursos o conferencias.

El argumentario es, sobre todo, una herramienta eficaz de cara a las intervenciones de los portavoces ante los diversos públicos (voluntarios, patrocinadores, colaboradores de diversa índole, Administración, medios de comunicación...).

Sirve también (en el caso de los mensajes dirigidos a audiencias de carácter externo) para dar respuesta a las preguntas que se puede formular la opinión pública en general, o determinados colectivos dentro de ella.

Igualmente, posibilita hacer frente a los rumores, ataques externos, inexactitudes o desconocimiento sobre la entidad.

Otra finalidad que posee es mostrar coherencia entre los distintos representantes de la institución y evitar contradicciones e improvisaciones.

El argumentario, en suma, permite convertir en patrimonio común de los portavoces los argumentos más eficaces usados en el seno de la organización.

Adicionalmente, esta herramienta resulta clave para la elaboración y distribución de comunicados, la preparación de discursos o como fuente documental para colaboraciones periodísticas e incluso campañas de concienciación.

Asimismo, es de gran ayuda a los portavoces o representantes públicos en sus comparecencias, ya sean ante auditorios masivos o minoritarios,

- para unificar y dar coherencia a los contenidos

- para incidir en los puntos fuertes de la organización y remarcar el lado positivo de sus debilidades

- para sistematizar las respuestas.

·       Como se elabora el Argumentario

Para la elaboración de un argumentario resulta imprescindible la colaboración de los máximos responsables de la organización

Para validar este instrumento de comunicación, resulta muy útil también una puesta en común, que ayuda sobre todo a la organización y sistematización del documento.

“Blindar” previamente todos y cada uno de los aspectos de la organización en el argumentario facilita “colocar” de forma adecuada los mensajes positivos de la entidad y de sus proyectos.

Por lo general, la presentación del argumentario se efectúa siguiendo la fórmula clásica de pregunta-respuesta”